Anschreiben öffentliche Ausschreibung: Weniger ist mehr
Die Angebotserstellung ist in Vergabeverfahren zumeist sehr formal und streng vorgegeben. Um die Vorzüge ihres eigenen Angebots hervorzuheben, legen viele Bieter ihrem Angebot ein individuelles Begleitschreiben bei. Solche Begleitschreiben können sich allerdings als Bumerang erweisen. Was es bei Anschreiben zu beachten gilt, erfährst du in diesem Beitrag zum Thema „Anschreiben öffentliche Ausschreibung“.
Ist ein Anschreiben in einer öffentlichen Ausschreibung sinnvoll?
Kurz und bündig lautet die Antwort: In der Regel nicht. Anderes gilt, wenn ausdrücklich ein Begleitschreiben gefordert ist. Dafür gibt es mehrere Gründe:
- Öffentliche Auftraggeber dürfen Anschreiben in einem Angebot nur dann berücksichtigen, wenn sie das ausdrücklich in den Ausschreibungsunterlagen gefordert haben. Das ist aber in den wenigsten Ausschreibungen der Fall.
- Grundsätzlich gilt, dass nur die geforderten Unterlagen und Informationen bewertet werden dürfen. Zusätzliche Dokumente, wie ein individuelles Anschreiben, können daher oft nicht in die Bewertung einfließen und könnten sogar zu Missverständnissen oder Widersprüchen führen. In letzter Konsequenz kann das den Ausschluss Ihres Angebots bedeuten.
Widersprüche zu den Ausschreibungsbedingungen führen zum Ausscheiden
Wenn ein Anschreiben zu einem Angebot den Ausschreibungsbedingungen widerspricht, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben. Die gravierendste und leider durchaus häufige Konsequenz ist, dass das Angebot aus dem Vergabeverfahren ausgeschieden wird. Das ist gesetzlich zwingend vorgesehen, weil das Angebot nicht den formalen Anforderungen entspricht.
Es ist daher äußerst wichtig, dass alle Bestandteile eines Angebots, einschließlich eines eventuellen Anschreibens, genau den Ausschreibungsbedingungen entsprechen.
Grundsätzlich dürfen Angebote den Ausschreibungsbedingungen nicht widersprechen, weder im Hinblick auf die Leistungsanforderungen noch in den Vertragsbedingungen oder anderen Teilen. Es gibt in der Rechtsprechung zahlreiche Beispiele für solche Widersprüche.
Beiblätter oder Anschreiben sind ein Klassiker für solche fatalen und letztlich vermeidbaren Ausscheidensgründe. Wenn ein Bieter in seinem Anschreiben zB erklärt, dass er die Haftungssummen oder die Vertragsstrafen nicht akzeptieren kann, dass sein Angebot nur bei einer längeren Lieferfrist oder Abnahme von nicht vorgesehenen Mindestmengen gilt, ist sein Angebot in aller Regel auszuscheiden. Selbst ein Verweis auf die bietereigenen AGB in der Fußzeile des Anschreibens oder eines anderen Angebotsbestandteils stellt ein hohes Ausscheidensrisiko dar.
Das Ausscheiden kann auch nicht als Schikane des Auftraggebers gewertet werden, weil eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zum Ausscheiden von Angeboten besteht, die den Ausschreibungsbedingungen widersprechen.
Möchtest du nicht auf ein Anschreiben verzichten?
Wenn du dennoch nicht auf ein Anschreiben verzichten möchtest, kann das nachvollziehbare Gründe haben. Vielleicht möchtest du Struktur in das Angebot bringen, um dem Auftraggeber die Prüfung zu erleichtern. Möglicherweise möchtest du auch dein Unternehmen kurz vorstellen.
Achte in diesem Fall ganz genau darauf, dass dein Anschreiben keinen Widerspruch zu den Ausschreibungsbedingungen enthält. Es dürfen sich darin keine abweichenden Formulierungen, Anforderungen, Bedingungen oder anderslautende Vertragsbestimmungen (auch kein Hinweis auf deine eigenen AGB) befinden.
Fazit
Bei öffentlichen Ausschreibungen ist es in der Regel nicht empfehlenswert, dem Angebot ein individuelles Anschreiben beizulegen, es sei denn, es wird ausdrücklich gefordert. Gegen ein Anschreiben sprechen verschiedene Gründe, insbesondere die folgenden:
- Risiko von Widersprüchen: Ein individuelles Anschreiben kann unbeabsichtigt Informationen enthalten, die den Ausschreibungsbedingungen widersprechen. Das kann zum Ausschluss Ihres Angebots führen.
- Keine Berücksichtigung: Der Auftraggeber darf zusätzliche Unterlagen, die nicht ausdrücklich gefordert werden, bei der Bewertung des Angebots in der Regel nicht berücksichtigen. Ein individuelles Anschreiben bringt daher meist keinen Mehrwert.
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