Öffentliche Ausschreibungen: Ablauf
Wie läuft eine Ausschreibung ab? Welche Schritte haben Unternehmen als Bieter zu setzen? Das sehen wir uns in diesem Beitrag „Öffentliche Ausschreibungen Ablauf“ anhand der wichtigsten Vergabeverfahren an.
Vollständige Abwicklung über Vergabeplattformen
In der Regel werden Vergabeverfahren vollständig elektronisch über spezialisierte Vergabeplattformen abgewickelt. Zu den bekanntesten zählen auftrag.at und ankoe.at, doch auch Plattformen wie provia.at, genutzt von ÖBB und ASFINAG, spielen eine wichtige Rolle.
Die Vergabeplattformen dienen als zentrale Anlaufstelle für den gesamten Vergabeprozess. Von der Bereitstellung der Unterlagen über die Klärung von Fragen bis hin zur Einreichung der Angebote – die Kommunikation während des Vergabeverfahrens erfolgt grundsätzlich über die Plattform. Erhalten Sie beispielsweise ein Schreiben vom Auftraggeber, wird Ihnen dieses in der Regel über die Plattform zugänglich gemacht.
Es ist essenziell, dass Sie sich an die vorgegebenen Prozesse halten. Abweichungen, wie das Versenden von Dokumenten per Post oder das Nichteinhalten der Einreichungsformalitäten, können zum Ausschluss Ihres Angebots führen. Machen Sie sich daher gründlich mit der jeweiligen Plattform vertraut.
Kostenlose Registrierung und Zusatzservices
Die Registrierung auf den Vergabeplattformen muss kostenlos sein. Einige Anbieter bieten kostenpflichtige Zusatzservices an. Die bieten aber keinen direkten Vorteil im Vergabeverfahren, sondern zielen darauf ab, den administrativen Aufwand bei der Ausschreibungssuche zu reduzieren.
Möchten Sie wissen, welche Aufträge ausgeschrieben werden? Hier finden Sie weitere Informationen
Öffentliche Ausschreibungen: Ablauf
In der Welt der öffentlichen Aufträge gibt es verschiedene Vergabeverfahren, die von Auftraggebern angewendet werden können. Hier finden Sie Informationen zum Ablauf häufig verwendeter Verfahren für öffentliche Ausschreibungen.
Wichtige Verfahrensarten
Direktvergabe und Direktvergabe mit Bekanntmachung
Die Direktvergabe ist für Aufträge unter 100.000 Euro zulässig und muss nicht öffentlich bekannt gemacht werden. Es gibt kein Anrecht darauf, zu einer Direktvergabe eingeladen zu werden; der Auftraggeber gestaltet das Verfahren nach eigenem Ermessen. Die Teilnahme ist vergleichsweise unbürokratisch, wenn Sie zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.
Bei der Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung kann der Auftraggeber ebenfalls das Verfahren frei gestalten, wobei in der Regel nur eine Angebotsrunde unter ausgewählten Bietern stattfindet. Dieses Verfahren ist bei Liefer- und Dienstleistungen normalerweise bis zu 130.000 Euro zulässig.
Verhandlungsverfahren und offenes Verfahren
Das Verhandlungsverfahren ist ein Standardverfahren für höher dotierte Aufträge und muss in der Regel öffentlich bekannt gemacht werden. Es ist zweistufig aufgebaut: Zunächst müssen interessierte Unternehmen bestimmte Nachweise erbringen, wie Firmenbuchauszüge oder Referenzen. Anschließend werden ausgewählte Bieter zur Abgabe von Erstangeboten eingeladen. Nach Verhandlungsgesprächen folgt eine weitere Angebotsrunde, und das beste Angebot erhält den Zuschlag. Dieses Verfahren kann sich über Monate erstrecken und erfordert einen erheblichen Aufwand, bietet jedoch die Möglichkeit, eigenen Input einzubringen.
Das offene Verfahren ist ebenfalls verbreitet und unkomplizierter. Es gibt keine Verhandlungen und nur eine Frist für die Einreichung des finalen Angebots. Die Angebote werden bewertet, und das beste Angebot gewinnt. Dieses Verfahren erfordert weniger Aufwand, lässt aber kaum Raum für individuelle Beiträge der Bieter.
Öffentliche Ausschreibungen: Ablauf eines typischen Verhandlungsverfahrens
Die Teilnahme an einem Vergabeverfahren ist durchaus mit einigem Aufwand verbunden. Doch keine Sorge, mit dem richtigen Wissen können Sie Ihre Ressourcen effizient einsetzen und den Aufwand beträchtlich reduzieren.
In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen den Ablauf eines typischen Verhandlungsverfahrens. Das Verhandlungsverfahren ist zweistufig. In der ersten Phase, der Teilnahmephase, zielt der Auftraggeber darauf ab, die am besten qualifizierten Unternehmen zu identifizieren. In der zweiten Stufe werden diese Unternehmen dann zur Angebotslegung eingeladen.
Ablauf der Teilnahmephase bei öffentlichen Ausschreibungen
Der Auftraggeber erstellt spezifische Ausschreibungsunterlagen, in denen die Eignungskriterien definiert sind, die Unternehmen erfüllen müssen, um am Ausschreibungsprozess teilnehmen zu können. Dazu zählen allgemeine Nachweise wie Firmenbuchauszug und Gewerberegisterauszug, Belege vom Finanzamt und der Sozialversicherung und spezifische Nachweise, die auf die jeweilige Ausschreibung zugeschnitten sind. Das können zB Mindestumsatzzahlen und Referenzprojekte sein. Unternehmen, die diese Kriterien nicht erfüllen, dürfen nicht zur Angebotslegung eingeladen werden.
Darüber hinaus definiert der Auftraggeber Auswahlkriterien, die eine graduelle Bewertung ermöglichen: Erfüllt ein Unternehmen diese Kriterien, erhält es Punkte; werden sie nicht oder nur teilweise erfüllt, gibt es entsprechend weniger oder keine Punkte. Nur die Unternehmen mit den meisten Punkten qualifizieren sich für die nächste Phase des Vergabeverfahrens.
Unternehmen, die am Vergabeverfahren teilnehmen möchten, müssen innerhalb der Teilnahmeantragsfrist einen Teilnahmeantrag mit den erforderlichen Nachweisen einreichen. Nach Prüfung dieser Nachweise und sofern die Eignung bestätigt wird, gelangen die am besten bewerteten Unternehmen in die zweite Phase: die Angebotsphase.
Ablauf der Angebotsphase bei öffentlichen Ausschreibungen
Nach der Prüfung der Teilnahmeanträge beginnt die Angebotsphase. Der Auftraggeber übermittelt den qualifizierten Unternehmen nun die detaillierten Ausschreibungsunterlagen für die Angebotsphase.
Die Erstangebote dienen in der Regel als indikative Basis für die Verhandlungen. Sie sind noch nicht zuschlagsfähig, es sei denn, dies wird ausdrücklich so festgelegt. Nachdem die Erstangebote eingereicht wurden, beginnt der Auftraggeber mit jedem Bieter individuelle Verhandlungen über den gesamten Auftragsgegenstand.
Als Teilnehmer haben Sie die Möglichkeit, Verhandlungsvorschläge zu machen. Das betrifft die Leistung selbst, kommerzielle Aspekte und rechtliche Bedingungen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um dem Auftraggeber aufzuzeigen, wie er Ihnen entgegenkommen kann, um Ihr Angebot zu verbessern. Überlegen Sie, wo Risikoaufschläge notwendig sind, ob die Lieferfristen realistisch sind und so weiter. Die Verhandlungen sind auch der ideale Zeitpunkt, um die Vorteile Ihrer Lösung zu betonen. Beachten Sie aber, dass Sie neben den Vorschlägen auch ein ausschreibungskonformes Erstangebot machen.
Das Last and Final Offer (LAFO):
Nachdem der Auftraggeber die Vorschläge aller Bieter erhalten hat, kann er diese in die Ausschreibungsunterlagen einarbeiten. Die Änderungen gelten einheitlich für alle. Zum Schluss hat der Auftraggeber die Letztangebotsrunde (Last and Final Offer) einzuleiten. Diese Letztangebote werden schlussendlich bewertet.
Die Zuschlagsentscheidung:
Nach der Bewertung der Angebote informiert der Auftraggeber alle Bieter schriftlich über das Ergebnis. Bieter können die Entscheidung innerhalb von 10 Tagen beanstanden. Nach Ablauf dieser Frist darf der Auftraggeber den Vertrag mit dem Bestbieter abschließen.
Hier haben wir Ihnen Tipps für Ihre Teilnahme am Vergabeverfahren zusammengestellt.
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