Die elektronische Signatur in Vergabeverfahren 

Nimmst du an einer Ausschreibung teil und möchtest Fehler bei der Signatur vermeiden? Oder wurde dein Angebot gar wegen Fehlerhaftigkeit der elektronischen Signatur ausgeschieden? In diesem Beitrag erfährst du alles rund um die elektronische Signatur Vergabeverfahren in Österreich. 

Elektronische Signatur bei Ausschreibungen: So vermeidest du häufige Fehler 

Öffentliche Vergabeverfahren bringen einen hohen Grad an Formalismus mit sich, bei dem selbst kleine Fehler gravierende Folgen haben können. Ein häufiger und besonders ärgerlicher Fehler ist eine fehlerhafte elektronische Signatur. Diese kann in Österreich nämlich zum Ausscheiden aus dem Vergabeverfahren führen. Das ist der Worst Case: Die ganze Arbeit war umsonst. 

Umso wichtiger ist es, besonderes Augenmerk auf die ordnungsgemäße Fertigung und Signatur des Angebot zu achten. Wir verraten dir, welche Fehler in Zusammenhang mit der elektronischen Signatur in Vergabeverfahren auftreten können und was du tun kannst, um diese Fehler zu vermeiden. 

Einen vollständigen Leitfaden für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen in Österreich findest du hier.

Qualifizierte elektronische Signatur als Standard in Vergabeverfahren in Österreich 

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die ihren Ursprung in einer EU-Verordnung (der eIDAS-Verordnung) haben. Diese Verordnung gilt in ganz Europa und unterscheidet zwischen der (einfachen) elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur.  

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die strengste Form der elektronischen Signatur. In Österreich erfüllt nur diese strengste Form das Schriftformerfordernis. Deshalb sind in Österreich bei Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich Teilnahmeanträge und Angebote zwingend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. 

Hier entsteht oft Verwirrung, weil andere EU-Staaten, zB Deutschland, geringere Anforderungen an die Signatur von Angeboten und Teilnahmeanträgen stellen. Eine fortgeschrittene Signatur ist bei Angeboten in Vergabeverfahren von öffentlichen Auftraggebern in anderen Ländern (auch Deutschland) oft ausreichend, in Österreich aber nicht. Die Verwendung einer bloß fortgeschrittenen elektronischen Signatur führt hierzulande in der Regel zum Ausscheiden des Angebots. 

Aufgrund eines solchen Formalfehlers auszuscheiden, ist besonders ärgerlich. Umso mehr solltest du darauf achten, diesen Fehler zu vermeiden. Wir geben dir einige Tipps an die Hand, um ein böses Erwachen zu vermeiden.

Elektronische Signatur Tipp Nr. 1: Keine ordnungsgemäße elektronische Signatur  

Gerade nicht-österreichische Personen und Unternehmen verfügen oftmals nicht über eine qualifizierte elektronische Signatur, sondern lediglich über eine fortgeschrittene elektronische Signatur. In den meisten Fällen ist ihnen das allerdings nicht bewusst. Die Überraschung erfolgt dann mit der Entscheidung des Auftraggebers über das Ausscheiden des Angebots.  

Bei der Teilnahme an Vergabeverfahren eines österreichischen öffentlichen Auftraggebers ist es daher besonders wichtig, sich rechtzeitig um eine qualifizierte elektronische Signatur zu bemühen. Stelle also sicher, dass die Person, die unterzeichnen soll, rechtzeitig über eine solche qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Das muss nicht zwingend die Geschäftsführung sein. Signieren kann auch eine von der Geschäftsführung bevollmächtigte Person. Die Vertretungsbefugnis ist dem Auftraggeber nachzuweisen. Die Vollmacht selbst muss aber grundsätzlich nicht (qualifiziert) elektronisch signiert sein; anderes gilt aber, wenn der Auftraggeber das in der Ausschreibung konkret festlegt. 

In Österreich erfüllt beispielsweise die Handy-Signatur die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur. Wenn du eine andere Signatur, wie z.B. eine Adobe Signatur, verwendest, kannst du ein signiertes Dokument auf der Homepage der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH – kurz RTR – überprüfen (https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html). Lade dazu einfach ein signiertes PDF zum Check hoch und klicke auf „prüfen“. Du erhältst sofort einen Prüfbericht, der dir zeigt, ob die Signatur die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt. 

Wenn du unsicher bist , wo überall unterschrieben bzw. signiert werden muss, gilt: Lieber einmal zu oft als einmal zu wenig. Zusätzliche Signaturen schaden nicht. Gerne unterstütze auch ich dich mit einem Coaching für eine konkrete Ausschreibung oder mit einer allgemeinen Schulung zum Thema Teilnahme an Ausschreibungen.

Elektronische Signatur Tipp Nr. 2: Rechtzeitig abgeben 

Verspätete Angebote und Teilnahmeanträge müssen zwingend ausgeschlossen werden und werden vom Auftraggeber nicht einmal geöffnet. Oft werden Teilnahmeanträge und Angebote erst in den letzten Stunden oder sogar Minuten abgegeben. Allerdings haben die Vergabeplattformen und vor allem die Systematik der Abgabe und Signierung oft ihre Tücken. Das kann sich rächen – vor allem, wenn du eine Plattform zum ersten Mal nutzt. Plane daher genügend Zeit ein, um dich mit der Plattform vertraut zu machen, eventuell Anleitungen zu lesen oder den Support zu kontaktieren. Reiche dein Angebot nach Möglichkeit ein oder zwei Tage früher ein, um auf unerwartete Schwierigkeiten reagieren zu können.  

Elektronische Signatur Tipp Nr. 3: Nicht nur hochladen, sondern auch einreichen 

Auf vielen Plattformen muss das Angebot zuerst hochgeladen werden. Das bloße Hochladen bedeutet jedoch noch nicht automatisch, dass es auch eingereicht ist. Selbst wenn das Angebot auf der Plattform signiert wird, kann ein weiterer Schritt notwendig sein. Oft gibt es nach dem Hochladen einen zusätzlichen Button, der „Einreichen“ oder „Abgeben“ heißt. Wenn du diesen Schritt vergisst, darf dein Angebot nicht berücksichtigt werden. Vergewissere dich daher immer, dass du dein Angebot auch wirklich eingereicht hast. 

Fazit 

Die elektronische Fertigung von Angeboten ist höchst sensibel, weil Formalfehler bei der elektronischen Signatur schnell zum Ausscheiden deines Angebots führen können. Wenn du die oben beschriebenen Fehlerquellen im Auge behältst, kannst du damit deine Chancen im Vergabeverfahren deutlich erhöhen. 

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